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Oficinas con emociones y valores, la nueva clave para la productividad

La naturaleza en el trabajo está cambiando y los espacios deben adaptarse para impulsar la transformación digital y las metodologías ágiles. Favorecer el bienestar de los empleados de una empresa mejora su estado de ánimo y también su productividad. Eso sí, cada empresa debe adaptarse al sector y buscar su mejor diseño, adaptándose a lo que más le convenga, no hay una receta única.

 

Así pues, un tobogán que sirve de escalera, pufs en lugar de sillas y mesas y zonas recreativas para despejar la mente. Esta no es la descripción de una zona de retiro espiritual, sino la de la sede de Google en San Francisco (EE. UU.). El gigante tecnológico es una de las máximas referencias en lo que a nuevas oficinas se refiere. Sus oficinas se han convertido en lugares de trabajo inteligentes y adaptados a las necesidades del equipo, en los que el bienestar y la tecnología se integran para conseguir empleados más eficientes y felices.

 El modelo clásico de oficinas está desapareciendo y, hoy por hoy, el objetivo es crear diferentes áreas que se adapten a las personas, a la era digital y a las diferentes nuevas fórmulas de trabajo. Se estima que la productividad de los empleados podría mejorar hasta un 35% con un adecuado cambio cultural, digital y espacial adecuado.

Esta mentalidad está empezando a calar y cada vez más empresas son conscientes de la importancia de diseñar bien sus espacios.

 

Los elementos básicos

Hace más de una década, las oficinas empezaron a dejar de tener multitud de despachos y empezaron a configurarse como espacios abiertos y diáfanos sin ninguna división. Este hecho no acabó de funcionar porque los lugares de trabajo tienen que ser modulables con instalaciones que permitan cualquier tipo de actividad. Para adecuarse a las necesidades de hoy en día, cualquier oficina debería contar con una serie de áreas imprescindibles:

Espacios para la colaboración. Las salas de reuniones no son el lugar donde más se colabora, ya que los empleados tienden a compartir sus puntos de vista desde su puesto habitual, en las islas de trabajo. Una pared es una barrera muy potente que impide la comunicación.

– Espacios para la sociabilización y el aprendizaje para fomentar el intercambio de información. Pero eso no significa que haya que acabar con todas las zonas cerradas.

– Áreas para la concentración o salas de trabajo bien dimensionadas.

– Zonas de descanso. Para ganar productividad en la compañía, las empresas tienen que trabajar en el nivel de energía de sus empleados.

 

 

Los riesgos más comunes

La falta de privacidad es uno de los grandes inconvenientes de este tipo de espacios si no se diseñan bien, esto ocurre, sobre todo, en lugares de trabajo totalmente abiertos e insiste en que hay que combinar diferentes espacios. También está el riesgo de que las empresas implanten nuevos modelos de oficinas solo porque está de moda, sin pensar en lo que necesita el equipo. Otra línea roja a tener en cuenta es el ruido que se produce en los lugares donde conviven muchas personas. Así lo confirma el estudio Stress and open-office noise de la Universidad de Cornell Gary (EE. UU.). Según la investigación: “el ruido de las oficinas de estilo abierto da lugar a niveles de estrés más altos y disminuye la motivación de los empleados”. Medidores de ruido y materiales aislantes son una buena opción para combatir este aspecto.

 

Espacios personalizados

Aunque todas las oficinas comparten elementos parecidos, no puede haber un estándar. Nunca será lo mismo un despacho de abogados, donde la confidencialidad es un factor clave, que una start-up, donde prima la agilidad de todos los procesos. Aunque a las empresas de reciente creación les cueste menos implantar estos cambios, la tendencia no puede ser desoída por las compañías grandes.

 

Oficinas inteligentes

En un mundo en el que las personas utilizan a diario la tecnología, ésta no puede faltar en el trabajo. No solamente es importante coontar con una red wifi robusta, sinó que deben ir añadiendo servicios accesorios, como pizarras colaborativas para actualizar las presentaciones en tiempo real, programas de videoconferencias, apps para gestionar las salas y un buen sistema de audio. Aún así, no es necesario incorporar tecnología de última generación a lo loco. Una buena oficina es aquella que se adapta a la actividad de la empresa y que es capaz de personalizar su mobiliario para recordar sus valores a los empleados. Sólo así se harán realidad los datos que confirman la eficacia de estos modelos.

El reto es crear ecosistemas en los que trabajar sea tan cómodo y eficaz como hacerlo desde el propio teléfono. Hoy en día, hasta un smartphone puede convertirse en una oficina. Cada organización debe descubrir qué necesita para crear entornos que favorezcan la colaboración, digan adiós a las jerarquías y den la bienvenida a las oficinas inteligentes.